aprovisionamento

Dependendo de vários fatores (tipo de atividade desenvolvida, dimensão, etc.), as organizações adotam uma determinada estrutura organizacional, que se traduz na existência, de forma mais ou menos autónoma, de um conjunto de áreas funcionais que abarcam todas as vertentes da sua atividade. As áreas funcionais ou funções mais comuns são: a função aprovisionamento; a função produção, que trata de todos os aspetos relacionados com a transformação dos inputs em outputs através da incorporação dos fatores produtivos (trabalho, materiais e equipamentos); a função comercial, que tem a seu cargo a gestão dos aspetos relacionados com as vendas, os canais de distribuição, a política de promoções, etc.; a função pessoal, que trata dos aspetos associados aos trabalhadores ao serviço da organização, como sejam o recrutamento, a formação, as remunerações, as condições de trabalho, etc.; a função financeira, que tem como objetivo a gestão eficiente dos aspetos financeiros, nomeadamente no que concerne à obtenção e aplicação de fundos na atividade.
O principal objetivo da função aprovisionamento é garantir, através de um alargado conjunto de ações, que todos os utilizadores dentro da empresa (incluídos nas restantes áreas funcionais) disponham permanentemente de todos os bens e serviços de que necessitam em condições adequadas no que respeita a quantidade, qualidade, custo, timing e segurança. As condições adequadas são precisamente aquelas que maximizam a eficiência global da organização. Os bens e serviços necessários ao normal funcionamento da organização são, entre outros, os seguintes: mercadorias; matérias-primas, subsidiárias e de consumo; materiais diversos; material de expediente; imobilizado, etc. Tendo em conta as suas incumbências, e dependendo do tipo de organização em causa, a função aprovisionamento desempenha um papel fulcral, na medida em que, sem os bens e serviços necessários, a sua atividade não poderia naturalmente ser desenvolvida adequadamente.
Em termos mais estritos, a função aprovisionamento abrange as áreas de organização das compras e gestão de stocks.
A organização das compras (muitas vezes consubstanciada num departamento de compras) responsabiliza-se por todos os aspetos ligados à aquisição por parte da entidade dos bens e serviços de que necessita, nomeadamente a política de fornecedores (avaliação e seleção destes), condicionantes da decisão de compra e gestão das encomendas. O objetivo básico é a aquisição ao menor custo possível, ou seja, comprar nas quantidades certas, com a qualidade desejada, no prazo adequado, ao preço mais conveniente e com a máxima segurança.
A gestão de stocks tem como principal incumbência a maximização da eficiência no tratamento interno dos stocks (bens armazenados) resultantes das compras até à sua entrega junto dos serviços utilizadores desses stocks. Neste contexto, a gestão de stocks pode ser analisada numa tripla perspetiva: como gestão material, no sentido em que lhe incumbe a gestão dos armazéns, no sentido de minimizar os custos de armazenagem, implementar um sistema eficaz de identificação dos bens, racionalizar as movimentações dentro dos armazéns, etc; como gestão administrativa, tratando dos suportes documentais das movimentações de stocks e das informações daí resultantes; como gestão económica, analisando economicamente aspetos como o custo de posse em armazém, quantidades ótimas a encomendar, montante financeiro imobilizado em stocks, etc.